Externe IT-Betreuung sinnvoll?
10 Gründe für ein IT-Outsourcing
Eine effizient verwaltete und professionell gesicherte IT ist für Unternehmen unverzichtbar, denn ohne eine reibungslos funktionierende EDV steht der ganze Betrieb still. IT-Beauftragte tragen somit täglich eine hohe Verantwortung, auch angesichts der volatilen und immer komplexer werdenden IT-Sicherheitsstandards.
Viele Unternehmerinnen und Unternehmer sind nicht mehr in der Lage, ihre IT eigenständig zu betreuen und fachgerecht zu verwalten. Sie stehen daher vor der weitreichenden Entscheidung, die IT-Betreuung extern an einen Managed Service Provider zu übertragen oder intern eine eigene IT-Abteilung aufzubauen.
Wir zeigen Ihnen auf, welche Vorteile eine externe IT-Betreuung bietet und ab wann eine eigene IT-Abteilung durchaus Sinn machen kann.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Managed Service Provider?
Der Begriff „Managed Service Provider (MSP)“ hat in der IT immer mehr an Bedeutung gewonnen, da er die Bereitstellung von IT-Dienstleistungen durch einen externen IT-Partner beschreibt.
Es existieren verschiedene Ausprägungen des IT-Outsourcings.
Sie haben die Möglichkeit, lediglich spezifische Teilbereiche auszulagern, was Ihre IT-Abteilung entlasten und unterstützen kann. Ein MSP übernimmt beispielsweise ein laufendes, umfassendes IT-Security Monitoring, um Schwachstellen und potenzielle Risiken zu identifizieren. Die tatsächliche Absicherung der Systeme erfolgt dann wiederum durch Ihre interne IT-Abteilung. So nutzen Sie die Dienstleistungen des Managed Service Providers für eine unabhängige Sicherheitsüberprüfung und Qualitätskontrolle.
In den meisten Fällen übernimmt der MSP jedoch als Full-Service-Agentur die Verwaltung und Überwachung der gesamten IT-Infrastruktur, was aus Gründen der IT-Sicherheit auch zu empfehlen ist. Zu den Aufgaben dieser Full-Service-Agenturen gehören unter anderem eine proaktive IT-Betreuung, IT-Support, der Kauf von Hard- und Software sowie Managed Services. Zu letzterem zählen laufende IT-Sicherheitsmaßnahmen, die vor externen, aber auch internen Angriffen schützen, Daten-Backups sowie die regelmäßige Wartung, Aktualisierung und Pflege der IT-Systeme.
10 Gründe für eine externe IT-Betreuung
Es gibt gute Gründe, die für ein IT-Outsourcing an einen externen IT-Dienstleister sprechen. Wir haben Ihnen nachfolgend eine kleine Auswahl zusammengestellt.
Diese soll Sie bei Ihrer individuellen Entscheidungsfindung unterstützen.
1) Kalkulierbare IT-Kosten
Managed Service Provider bieten ihre IT-Dienstleistungen zeitbasiert und zum Festpreis an. Dadurch werden die IT-Kosten, die gerne auch mal starken Schwankungen unterliegen können, für die Entscheider plan- und budgettierbar.
Zudem sparen Sie an Investitionen in IT-Personal, deren Schulungen sowie an Kosten für benötigte IT-Infrastruktur wie Überwachungs- und Verwaltungstools, beispielsweise ein Remote-Monitoring und Management-System (RMM).
2) Konzentration auf das Kerngeschäft
Durch IT-Outsourcing können Sie Ihre ohnehin begrenzten Ressourcen zur Stärkung Ihres eigenen Geschäftsfeldes nutzen. Die Bindung von Mitarbeitern an Aufgaben, die nicht zu Ihren Kernkompetenzen gehören, entfällt dadurch.
Nutzen Sie stattdessen lieber das Expertenwissen von IT-Dienstleistern, die sich voll und ganz auf den Aufbau und den Erhalt Ihrer IT-Infrastruktur konzentrieren.
3) Experten- und Fachwissen eines ganzen Teams
Mit der Auslagerung der IT an einen Managed Service Provider profitieren Sie in der Regel vom Fachwissen eines ganzen Expertenteams. Stellen Sie hingegen einen einzelnen IT-Spezialisten für Ihr Unternehmen ein, steht Ihnen auch nur das eingeschränkte Fachwissen dieser einen Fachkraft zur Verfügung.
Da der Aufgabenbereich und die Problemstellungen oftmals sehr diffizil und vielschichtig sind, ist es ein großer Vorteil, wenn mehrere Spezialisten zu einer nachhaltigen Lösungsfindung beitragen können.
4) Expertenwissen aus Vielzahl an Problemlösungen
Da IT-Dienstleister mit Problemstellungen aus unterschiedlichsten Unternehmen konfrontiert sind, verfügen sie üblicherweise über einen breiten Erfahrungsschatz in der erfolgreichen Problemlösung. Oftmals können Lösungsansätze von vorneherein ausgeschlossen oder gezielte Schritte eingeleitet werden, was Zeit und somit auch Geld spart.
IT-Dienstleister sind untereinander sehr gut vernetzt und nutzen diese Kontakte auch für die Lösung spezieller Problemstellungen.
5) Kundenspezifisches IT-Know-how bleibt bestehen
Managed Service Provider verfügen über eine umfangreiche Dokumentationsstruktur zu den einzelnen Kunden. Diese liegt oftmals in Form eines Ticketsystems, Passwortmanagers, Kunden-Wikis und anderer Dokumentationssysteme vor. Das ist hilfreich, da häufig mehrere Ansprechpartner für einen Kunden oder deren Mitarbeiter tätig werden. Die schriftliche Erfassung aller relevanten Daten bildet die Grundlage dafür, Wissen zu teilen, doppelte Arbeiten zu vermeiden und vor allem das Know-how über das kundenspezifische IT-Netzwerk zu bewahren.
Im Gegensatz dazu kann es problematisch sein, wenn Sie nur auf eine Person setzen. Das ist bei der Beauftragung von solo-selbständigen IT-Spezialisten oder einem einzelnen internen IT-Mitarbeiter der Fall. Hier besteht immer das Risiko, dass mit dem Wegfall dieser Person auch das Wissen über die IT-Infrastruktur verloren geht.
6) Mitarbeiter-Ausfall tangiert nicht
Oftmals passiert doch genau dann etwas, wenn Ihr IT-Mitarbeiter gerade nicht erreichbar ist.
Als Kunde eines IT-Dienstleisters haben Sie einen entscheidenden Vorteil: Fachkräftemangel und Mitarbeiterausfälle aufgrund von Krankheit, Urlaub oder Kündigung tangieren Sie erst einmal nicht. Dieses Risiko lagern Sie nämlich einfach aus. Da Sie nur für erbrachte Dienstleistungen bezahlen, sind Sie unabhängig von Veränderungen in der Personaleinsatzplanung des IT-Dienstleisters.
7) Minimierung der Gefahr durch Betrug und fehlerhafte Maßnahmen
Es erfordert großes Vertrauen in die Fähigkeiten Ihres IT-Mitarbeiters. Wenn Sie selbst nicht aus der IT kommen, gestaltet sich die richtige Personalauswahl herausfordernd. Zudem besteht eine starke Abhängigkeit von diesem IT-Mitarbeiter, fachliche Führung und Qualitätskontrollen sind für einen Laien fast unmöglich. Ob diese Person dann immer alles so in Ihrem Sinne macht, bleibt nur zu hoffen, denn sie arbeitet oftmals führungslos.
Bei der Auslagerung Ihrer IT an einen externen Dienstleister sieht die Situation etwas anders aus. Hier sind in der Regel mehrere Personen für Sie und Ihre IT-Infrastruktur verantwortlich. Zusätzlich werden die IT-Systeme durch ein Echtzeitmonitoring permanent überwacht. Fehler und potenzielle Risiken werden so leichter erkannt und Gegenmaßnahmen schnellstmöglich eingeleitet. Ein regelmäßiger IT-Check trägt zudem dazu bei, dass Ihre IT-Systeme ordnungsgemäß gewartet, verwaltet und mögliche Betrugsversuche unterbunden werden. Darüber hinaus ist der Ruf des IT-Dienstleisters stets von Bedeutung, denn auch für Ihn gelten unabhängige Kundenbewertungen heutzutage als „harte Währung“.
8) Drittanbietersoftware: Profitieren Sie von Kontakten zum IT-Support
In Unternehmen wird neben der Standardsoftware auch unterschiedlichste Drittanbietersoftware genutzt. Externe IT-Dienstleister verfügen häufig über sehr gute Kontakte zu den jeweiligen IT-Supporten. Diese Kontakte können bei der Lösung von technischen Problemen durchaus hilfreich sein.
Zudem ist umfassendes Wissen über Drittanbietersoftware auch bei anstehenden Digitalisierungsprojekten entscheidend. Ein externer IT-Dienstleister bringt dieses Know-how mit und kann somit maßgeblich zum Erfolg solcher, meist mit hohen Kosten verbundener Projekte beitragen.
9) Skalierbarkeit nach Bedarf
In Unternehmen können die Bedarfe schwanken: Neue Mitarbeiter kommen hinzu, andere gehen und die Anforderungen an die IT-Infrastruktur verändern sich. Durch zeitbasierte Verträge mit externen IT-Dienstleistern, die zu festen Pauschalen abgerechnet werden, können Sie die Bedarfe viel leichter skalieren und haben somit eine bessere Kostensteuerung.
10) IT-Sicherheit erhöhen
So viel vorab: Einen 100%igen Schutz kann Ihnen niemand gewährleisten! Allerdings gibt durchaus IT-Security Maßnahmen, die das Sicherheitsniveau in Ihrem Unternehmen deutlich erhöhen.
Hohe Risiken gehen vor allem von IT-Mitarbeitern aus, die stark überlastet sind und von ihrer Geschäftsführung immer wieder die Vorgabe bekommen, dass die IT „einfach nur funktionieren muss“. IT-Sicherheit darf aber niemals nur nebenher laufen, da es sonst die Gefahr birgt, dass etwas vergessen oder übersehen wird.
Vielmehr stellt IT-Sicherheit ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess dar, der fest in den Arbeitsalltag integriert sein muss. IT-Dienstleister haben oftmals nicht nur den personellen Vorteil auf Ihrer Seite, sondern verfügen in vielen Fällen auch über moderne und umfangreiche Sicherheitstechnik für ein kontinuierliches Monitoring und Reporting.
Ab wann kann eine eigene IT-Abteilung sinnvoll sein?
Betrachtet man diese Frage aus personeller Sicht, kann eine eigene IT-Abteilung, ab der Anstellung von mindestens zwei Administratoren sinnvoll sein. Denn Sie müssen ja auch Vertretungssituationen wie Urlaub, Krankheit etc. abdecken können.
Hier kommen wir auch schon zum finanziellen Aspekt. Neben den Gehältern, müssen Arbeitsplätze geschaffen, eine IT-Infrastruktur mit adäquater Technik aufgebaut und regelmäßige Schulungen finanziert werden können. Das muss jeder Entscheider natürlich für sich ganz genau durchkalkulieren, aber als grobe Hausnummer kann man sagen, dass eine solche Berechnung ab ca. 100 – 200 PCs im Unternehmen durchaus forciert werden kann.
Fazit
Es sprechen sehr viele Gründe für eine externe IT-Betreuung. Auch tragen IT-Administratoren eine enorme Verantwortung in den Unternehmen. Diese Aufgaben können Mitarbeiter nicht nebenbei und zusätzlich zu anderen Tätigkeiten ausführen. Zudem lässt sich mit Sicherheit sagen, dass ein Mitarbeiter ohne qualifizierte IT-Ausbildung, die IT nicht adäquat administrieren kann.
Sinnvoll ist ein IT-Outsourcing vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, denn ab einer gewissen Unternehmensgröße wird der Aufbau einer eigenen IT-Abteilung schon aus finanzieller Sicht logisch. Eines muss hier allerdings immer klar sein, als Geschäftsführer müssen Sie nicht nur die Strategie einer solchen Abteilung ausrichten, sondern auch Möglichkeiten zur Qualitätskontrolle finden. Auch hier können Sie sich Beratungsleistungen und unabhängige Sicherheitsüberprüfung einer externen IT-Betreuung zunutze machen.
