Admin-Rechte im Alltag

Eine unterschätzte Gefahr für Unternehmen

Admin-Rechte im Alltag zu nutzen ist riskant. In vielen kleinen und mittleren Unternehmen werden Adminrechte deutlich großzügiger vergeben, als es technisch notwendig wäre. Was in der täglichen Arbeit bequem erscheint, Rückfragen reduziert und Prozesse beschleunigt, kann langfristig erhebliche Sicherheits-, Haftungs- und Organisationsrisiken nach sich ziehen.

„Ich arbeite immer mit Administratorrechten – sonst geht das bei mir nicht.“ Diesen Satz hören wir bei Neukunden immer wieder – sowohl von Mitarbeitenden als auch von Geschäftsleitungen. Auf den ersten Blick klingt das nachvollziehbar: Alles funktioniert, nichts blockiert, Rückfragen oder Freigaben entfallen.
Kurz gesagt: Es spart Zeit. Doch genau diese Bequemlichkeit ist trügerisch.

Aus unserer Praxis wissen wir: Das Arbeiten mit Administratorrechten im Alltag gehört zu den größten und zugleich meistunterschätzten IT-Sicherheitsrisiken in Unternehmen. Häufig bleibt diese Vorgehensweise über Jahre bestehen, ohne bewusst hinterfragt zu werden. In diesem Beitrag zeigen wir, warum das so riskant ist – und weshalb eine klare Trennung zwischen Arbeiten und Administrieren den entscheidenden Unterschied macht.

Inhaltsverzeichnis

Was sind Administratorrechte?

Als Admin-Rechte sind für die tägliche Arbeit nicht notwendig

Ein Administrator-Konto verfügt über weitreichende Rechte. Dazu gehört unter anderem, dass es:

Programme installieren kann
Systemeinstellungen verändern darf
Sicherheitsmechanismen umgehen kann
Zugriff auf alle Bereiche des Systems hat

Diese Rechte sind notwendig, um IT-Systeme einzurichten, zu warten und zu verwalten. Für die tägliche Arbeit mit Standardanwendungen – etwa Exchange, Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams), Buchhaltungssoftware oder Internetzugriffe – werden sie jedoch nicht benötigt und sind schlichtweg überdimensioniert.

Deshalb gilt bei uns ein klarer Grundsatz:
Tägliches Arbeiten und Administrieren sind zwei unterschiedliche Aufgaben – und sollten auch mit unterschiedlichen Rechten erfolgen.

Warum sind dauerhafte Admin-Rechte im Alltag gefährlich?

„Ein normales Benutzerkonto begrenzt Schäden. Ein Administrator-Konto verstärkt sie.“

Manuel LuckeyGeschäftsführer MCL Computer-Spezialisten.de GmbH

Wer dauerhaft mit Administratorrechten arbeitet, erhöht das Sicherheitsrisiko in Unternehmen deutlich. Dafür gibt es mehrere Gründe:

Schadsoftware erhält sofort volle Kontrolle

Ein falscher Klick auf einen infizierten E-Mail-Anhang oder eine manipulierte Website genügt. Arbeitet der Benutzer mit Administratorrechten, erhält eine Schadsoftware (Malware) sofort weitreichende Zugriffsmöglichkeiten und kann sich tief im System festsetzen – oft unbemerkt.

Fehler wirken sich direkt auf das gesamte System aus

Auch ohne böse Absicht passieren Fehler. Eine falsche Einstellung oder ein unbedachter Klick betrifft mit Administratorrechten nicht nur den eigenen Arbeitsplatz, sondern kann andere Benutzer oder sogar das gesamte Netzwerk beeinträchtigen.

Sicherheitsmechanismen werden ausgehebelt

Viele Schutzfunktionen sind darauf ausgelegt, kritische Änderungen zu verhindern oder zumindest sichtbar zu machen. Wer jedoch dauerhaft als Administrator arbeitet, umgeht diese Schutzmechanismen automatisch und nimmt sich damit selbst eine wichtige Sicherheitsstufe.

Zu viele Adminkonten in Nutzung: Risiko für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit

Kommt es zu einer Störung oder einem Sicherheitsvorfall, reicht es nicht aus, nur den aktuellen Zustand der Systeme zu kennen. Entscheidend ist zu verstehen, wie es dazu gekommen ist. Dafür muss nachvollziehbar sein:

• welche Änderungen vorgenommen wurden
• wann diese erfolgt sind
• und ob sie mit dem Vorfall in Zusammenhang stehen

Nur mit klar getrennten, persönlichen Benutzerkonten lässt sich erkennen, wo ein Problem entstanden ist, über welchen Weg Schadsoftware ins System gelangen konnte und welche Maßnahmen notwendig sind, um ein erneutes Auftreten zu verhindern.

Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, einzelne Mitarbeitende zu kontrollieren oder Schuldige zu suchen. Nachvollziehbarkeit dient dazu, Ursachen schneller zu erkennen, Schwachstellen gezielt zu schließen und den sicheren Betrieb wiederherzustellen. Arbeiten jedoch mehrere Personen mit demselben Administrator-Konto, ist diese Nachvollziehbarkeit im Ernstfall nicht mehr gegeben. Für Unternehmensleitungen ist das besonders relevant, da die Verantwortung für IT-Sicherheit, Datenschutz und Verfügbarkeit organisatorisch immer bei der Geschäftsführung liegt – unabhängig davon, wer die IT betreut.

Wer dauerhaft Amin-rechte im Alltag nutzt, kann dadurch Sicherheitsmechanismen aushebeln.

Administrieren ist keine Alltagsaufgabe, sondern eine eigenständige Verantwortung

Getrennte Benutzer- und Administratorrechte: Mehraufwand lohnt sich

Die Trennung von Benutzer- und Adminkonten entspricht heutigem Standard

Diese Einwände hören wir häufig:

„Ich brauche Admin-Rechte im Alltag ständig.“
„Das kostet zu viel Zeit.“
„Das haben wir schon immer so gemacht.“

Ja, getrennte Benutzerkonten bedeuten im Alltag einen kleinen Mehraufwand. Unsere Erfahrung zeigt jedoch klar: Im Ernstfall zahlt sich dieser Aufwand aus.
Ungeplante Ausfälle, Sicherheitsvorfälle oder Datenverluste kosten fast immer deutlich mehr Zeit, Geld und Nerven als geplante Sicherheitsmaßnahmen.

Wir empfehlen unseren Kunden daher ein klares, bewährtes Vorgehen:

• Jede Person arbeitet mit einem persönlichen Benutzerkonto
• Administratorrechte werden nur bei Bedarf genutzt
• Administrative Tätigkeiten erfolgen bewusst und gezielt
• Es gibt klare Regeln, wer Administratorrechte erhält

Dieses Handhabung entspricht dem heutigen Stand der Technik und wird auch von Cyber-Versicherungen grundlegend vorausgesetzt.

Fazit

Bei der Trennung von Benutzer- und Administratorrechten geht es nicht darum, jemandem Rechte wegzunehmen oder Arbeitsabläufe unnötig zu erschweren. Ziel ist es, Sicherheit, Kontrolle und Handlungsfähigkeit zu erhalten – auch dann, wenn etwas nicht nach Plan läuft.

Wer im Alltag mit einem normalen Benutzerkonto arbeitet, verliert keine Funktionen. Er gewinnt Sicherheit und Stabilität. Administratorrechte stehen weiterhin zur Verfügung, wenn sie wirklich gebraucht werden. Sie werden allerdings bewusst, gezielt und nachvollziehbar eingesetzt.

Genau diese strukturierte Trennung von Arbeiten und Administrieren ist ein Ansatz, den unsere Kunden an uns schätzen. Er schützt Systeme, Daten und den laufenden Betrieb – mit überschaubarem Aufwand und nachhaltiger Wirkung. Denn nicht weniger Rechte sorgen für mehr Sicherheit, sondern die richtigen Rechte zur richtigen Zeit.

Eine klare Rechtevergabe ist ein zentraler Baustein moderner IT-Sicherheit.
Wir begleiten Sie bei der Umsetzung mit praxiserprobten Konzepten und klaren Empfehlungen. Sprechen Sie uns an!

FAQ

Benötigen Mitarbeitende Administratorrechte für ihre tägliche Arbeit?

Nein! Für Büro- und Fachanwendungen reichen normale Benutzerrechte vollkommen aus.

Verlangsamt die Trennung von Benutzer- und Administratorrechten den Arbeitsalltag?

Sicherheit geht immer mit einem gewissen Maß an Komforteinschränkung einher. Im Vergleich zu den Folgen ungeplanter Sicherheitsvorfälle überwiegen jedoch klar die Vorteile einer stabilen und durchdachten Sicherheitsarchitektur.

Was ist der Unterschied zwischen Benutzer- und Administratorrechten?

Benutzerrechte erlauben die tägliche Arbeit mit Anwendungen. Administratorrechte sind für Einrichtung, Wartung und Systemänderungen gedacht und sollten nur gezielt und bewusst eingesetzt werden.

Müssen Geschäftsführungen mit Benutzerkonten arbeiten?

Ja, auch für Geschäftsleitungen gelten dieselben Sicherheitsprinzipien. Auch sie sollten im Alltag nur mit einem separaten Benutzerkonto arbeiten.

Müssen Administratoren mit Benutzerkonten arbeiten?

Ja, auch Administratoren dürfen im Alltag keine Administratorrechte nutzen. Das schützt nicht nur die IT-Systeme, sondern auch die IT-Administratoren selbst.

Machen auch Sie den nächsten Schritt hin zu klaren und sicheren IT-Rechten.

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