Die E-Rechnung kommt!
Ab Januar 2025 wird ihr Empfang verpflichtend!
Die zum 01.01.2025 in Kraft tretende Verpflichtung zur E-Rechnung ist vielen Unternehmerinnen und Unternehmer bereits bekannt. Wie man dieser Pflicht nachkommt, ist allerdings oftmals noch unklar. Im Folgenden geben wir Ihnen Antworten auf Fragen rund um die E-Rechnung, deren Übergangsfristen zur Einführung und dazu, wie Sie sich frühzeitig vorbereiten können, damit einer reibungslosen Bearbeitung und Archivierung im Januar nichts entgegensteht. Als Ihr IT-Partner stehen wir Ihnen natürlich auch bei diesem Digitalisierungsprozess beratend und unterstützend zur Seite!
Bitte nehmen Sie für eine steuerrechtskonforme Beratung zur E-Rechnung Kontakt zu Ihrem Steuerberater und Rechtsanwalt auf. Nachfolgender Beitrag erhebt diesbezüglich keinen Anspruch auf Vollständigkeit, denn das liegt außerhalb unseres Kompetenzbereiches. Unsere Intention liegt lediglich darin, Ihnen einen groben Überblick zur E-Rechnung und einen Anstoß dahingehend zu geben, rechtzeitig vor dem Jahreswechsel aktiv zu werden!
Inhaltsverzeichnis
Warum kommt die E-Rechnungspflicht?
In vielen Ländern der Europäischen Union gibt es sie im Geschäftsverkehr bereits flächendeckend – die E-Rechnung. In Deutschland treibt diese Einführung vor allem die öffentliche Verwaltung maßgeblich voran. Denn seit einigen Jahren sind deren Lieferanten dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu übermitteln. Im März 2024 wurden nun im Rahmen des Wachstumschancengesetzes auch die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für die E-Rechnungspflicht in deutschen Unternehmen beschlossen.
Diese E-Rechnungspflicht für Unternehmen zielt darauf ab, mehr Transparenz und Effizienz im steuerlichen Meldewesen zu schaffen und Steuerbetrug vorzubeugen. Gleichzeitig dient sie der Vorbereitung eines europaweit einheitlichen Meldesystems. Aber auch die Unternehmen selbst profitieren von dieser Digitalisierungsstrategie.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) muss die Rechnungsinhalte in einem einheitlich strukturierten elektronischen Datenformat bereitstellen, das der europäischen CEN-Norm EN16931 entspricht. Nur so sind der elektronische Versand, der Empfang sowie die revisionssichere Aufbewahrung und Verarbeitung der Rechnungsinhalte gesetzeskonform möglich.
Wichtig! Bei einer per E-Mail versendeten PDF-Datei handelt es sich NICHT um eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers. Das ist darin begründet, dass es sich bei einer PDF-Datei nicht um eine normgebundene maschinenlesbare Datei handelt. Künftig wird allerdings genau dieses maschinenlesbare Normformat zur Pflicht und muss die Rechnungsdokumente als führenden Teil ausmachen. Siehe hierzu den Abschnitt X-Rechnung und ZUGFeRD-Format.
Wen betrifft die Pflicht zur E-Rechnung?
Grundsätzlich betrifft die E-Rechnungspflicht alle in Deutschland ansässigen Unternehmen (B2B), die Rechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten. Allerdings gibt es Übergangsfristen zur schrittweisen Einführung.
Ab 01.01.2025
Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen müssen für innerdeutsch erbrachte Leistungen im B2B-Bereich den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung sicherstellen.
Die Entgegennahme von E-Rechnungen kann nicht verweigert werden. E-Rechnungen haben Vorrang vor sonstigen Rechnungen wie z.B. PDF- oder Papierrechnungen.
Ausgenommen sind beispielsweise:
• Leistungen für Unternehmen im Ausland
• Leistungen für private Personen (B2C),
sie müssen dem Empfang der E-Rechnung zustimmen
• Fahrausweise
• Rechnungen bis 250 EUR (Kleinbetragsrechnungen)
• Bestimmte steuerfreie Umsätze § 4 Nr. 8 – 29 UstG
Ab 01.01.2027
Alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich mit einem Vorjahresumsatz < 800.000 EUR müssen E-Rechnungen versenden!
Ab 01.01.2028
Versand der E-Rechnung wird verpflichtend für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich, ab einem Rechnungsbetrag < 250 EUR.
Welche E-Rechnungsformate erfüllen EN16931?
Es gibt bereits Rechnungsformate, welche die europäische Norm EN16931 erfüllen. Beispielsweise verlangt das öffentliche Auftragswesen von ihren Leistungserbringern elektronische Rechnungen, vorwiegend im Format der X-Rechnung. Aber auch das hybride Format ZUGFeRD erfüllt die geforderte europäische Normvorgabe.
X-Rechnung
Bei der X-Rechnung liegen alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten XML-Format (Extensible Markup Language) vor und können durch Maschinen, aber nicht unmittelbar vom menschlichen Auge, erfasst und verarbeitet werden. X-Rechnungen haben viele Vorteile. So entfallen z.B. fehleranfällige, manuelle Rechnungsbearbeitungen, was zur Zeit- und Kostenersparnis führt. Außerdem werden die gesamtunternehmerischen Druck- und Versandkosten reduziert. Zusätzlich können vollständig, automatisierte Rechnungsprozesse geschaffen und damit die Mitarbeiter in der Buchhaltung entlasten werden.
ZUGFeRD
Das Hybridformat ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert die strukturierte maschinenlesbare XML-Datei mit einem PDF-Dokument (PDF/A-3). Der Vorteil des menschenlesbaren PDFs liegt hier natürlich auf der Hand. Ansonsten liegen aber auch alle Vorteile analog der X-Rechnung vor. Diese Rechnung wird vor allem im B2B-Geschäftsverkehr angewandt, um den digitalen Rechnungstausch zu ermöglichen. Wichtig ist hierbei zu wissen, dass die strukturierte XML-Datei des Hybridformats, den maßgeblichen Teil der Rechnung darstellt.
Wie kann man sich auf Pflicht zu E-Rechnung vorbereiten?
Prüfen Sie zunächst die Aktualität Ihres Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssystems, um sicherzustellen, dass normgebundene E-Rechnungsformate implementiert werden können. Werden Sie bei älteren Systemen rechtzeitig aktiv! Sollte ein neues System für Sie relevant werden, achten Sie neben der Integrierbarkeit der E-Rechnungen vor allem auf Auswahlkriterien, wie Skalierbarkeit, die revisionssichere Archivierung und Benutzerfreundlichkeit.
Halten Sie Rücksprache mit Ihrem jeweiligen Systemanbieter und für alle steuerrechtlichen Fragen mit Ihrem Steuerberater und Rechtsanwalt. Erkundigen Sie sich, wie Ihre Lieferanten und Kunden (B2B) die Übergangsfristen der E-Rechnung nutzen und welche Anforderungen sie an die Rechnungen stellen. Zu guter Letzt passen Sie rechtzeitig Ihre internen Prozesse und Zuständigkeiten an die neuen Anforderungen an.
Unsere Erfahrung zeigt, dass die Systemanbieter bereits passende Lösungen für Sie parat haben, um Ihre Rechnungsinhalte in die vorgeschriebenen Datenformate zu transformieren.
Für Rückfragen ist unser Team jederzeit gerne für Sie da!
