Warum man Mitarbeiter zur EDV Schulung schicken sollte

Kenntnisse in der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) gehören heute in den meisten Berufen zu den Grundvoraussetzungen, die ein Arbeitnehmer mitbringen muss. Unter EDV fallen alle Aspekte der Arbeit mit Daten am Computer.

Da in diesem Bereich ständig neue Entwicklungen und Veränderungen auftreten, lohnt es sich als Arbeitgeber seine Mitarbeiter fortlaufend zur EDV zu schulen, damit diese nicht in Konflikt mit Datenschutzrichtlinien oder in Virenfallen geraten, sondern stattdessen Arbeitsprozesse optimieren und ihre Produktivität steigern können.

Die folgenden sechs Punkte zeigen, wie breit die EDV gefächert ist, welche Bereiche in Schulungen gefördert werden und warum Unternehmen und Arbeitnehmer dabei nur profitieren können.

Mehr Sicherheit und besserer Virenschutz: unwissende Mitarbeiter sind eine Gefahrenquelle

Die Kommunikation zwischen Unternehmen, Kunden und Mitarbeitern läuft zu einem großen Teil über den E-Mail-Verkehr ab und ist heute nicht mehr wegzudenken. Jedoch sind auch viele Risiken mit diesem Kommunikationsweg verbunden, da sich immer wieder Viren und Trojaner in den Inhalten befinden können. Durch das Öffnen einer befallenen Datei oder eines befallenen Programms werden die Schadprogramme aktiviert, die einen erheblichen Schaden am Rechner oder auf ihren Daten anrichten können.

Angriffsmöglichkeiten für einen Virus:

• Phishing-Mails
• Downloads (un-)bekannter Websites
• schwache Passwörter
• vermeintliche Anrufe des IT-Supports

Besonders hartnäckige Viren können sogar zum kompletten Datenverlust führen. Nur ein geschulter Mitarbeiter, der sich den IT-Gefahren bewusst ist und weiß, welche E-Mails geöffnet werden dürfen und welche nicht, kann diesen Viren-Fallen aus dem Weg gehen. Ein unvorsichtiger und unwissender Angestellter hingegen kann das gesamte Unternehmen in Schwierigkeiten bringen, wenn plötzlich über einen durch ihn aktivierten Virus das System unsicher wird.

Datenschutz fängt bei den E-Mail-Adressen an

Zu den alltäglichen EDV-Aufgaben gehört häufig das Senden eines E-Mail-Verteilers. Damit anschließend keine Klage wegen Nichteinhaltung des Datenschutzes vorliegt, müssen Sie darauf achten, dass die Adressaten nicht die Namen und E-Mailadressen der anderen Empfänger sehen können.

E-Mail-Adressen sind als personenbezogene Daten anzusehen, sobald sie einer natürlichen Person zugeordnet werden können. Solche personenbezogenen Daten dürfen ohne vorherige Einwilligung nicht an Dritte übermittelt werden, wodurch ein offener E-Mail-Verteiler aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht zulässig ist und sogar mit einem Bußgeld geahndet werden kann. In dem die E-Mail-Adressen anstatt in das “AN-” oder das “CC-Feld” in das “BCC-Feld” (Blind Carbon Copy, dt.: Blindkopie) eingetragen werden, können aber trotzdem problemlos Verteiler an mehrere Adressen gesendet werden, da hier die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger unterdrückt werden.

Schnelleres Arbeiten durch besseres Navigieren am PC

Tastenkürzel können eine Vielzahl an Funktionen in Internetbrowsern und MS-Office-Programmen aufrufen. Ohne lästiges Navigieren über die Menüleiste und die einzelnen Unterpunkte laufen durch das gleichzeitige Drücken mehrerer Tasten viele Arbeitsvorgänge und Funktionen schneller und komfortabler von der Hand. Zwar müssen die Kombinationen erst gelernt werden, doch mit etwas Übung und Wiederholung wird die Arbeit am Computer deutlich einfacher.

In Excel fügen Sie beispielsweise mit der Kombination Alt + Shift + F1 ihrem Dokument ein neues Tabellenblatt hinzu oder fügen direkt das aktuelle Datum mit der Tastenkombination Strg + . in Ihr Dokument ein. Das geht wesentlich schneller, als jedes Mal erst über das Menü zu der Funktion zu gelangen.

Neben der Verwendung von Tastenkombinationen können Sie zudem das Arbeiten am Rechner schneller gestalten, wenn Sie die vielen Funktionen bei Programmen wie beispielsweise Excel kennen und auch anwenden. Nur ein Mitarbeiter, der über die verschiedenen Möglichkeiten der Programme Bescheid weiß, kann die Funktionen und Möglichkeiten vollkommen ausnutzen.

EDV macht die Arbeit effektiver

Um das Arbeiten am Computer effektiver zu gestalten, können Funktionen, Tools und Tricks für eine bessere Google-Recherche helfen. Um bei der Recherche voran zu kommen, muss man nicht nur wissen wonach man sucht, sondern vor allem, wie man die Suchmaschine richtig nutzt. Eine Möglichkeit, die Vielzahl an Ergebnissen einzugrenzen, bietet bei Google die Funktion der “erweiterten Suche”.

Dadurch lässt sich unter anderem der Zeitraum, die Dateiform und die Sprache eingrenzen und bestimmen. Ebenso können Sie hier direkt nach speziellen Nutzungsrechten suchen. So kann die Suche beispielsweise auf Ergebnisse beschränkt werden, die Sie anschließend kommerziell verwerten dürfen. Eine weitere Spezial-Suche bietet Google-Scholar, das ausschließlich wissenschaftliche Dokumente durchforstet.

Auch die Automatisierung von IT-Aufgaben kann zu strategischen Vorteilen für ein Unternehmen führen. Mitarbeiter können entlastet werden, wenn sie wissen, wie Automatisierungen von Abläufen möglich sind. Diese verringern zudem Fehler, die bei manueller Arbeit vorkommen und geben dem Mitarbeiter die Möglichkeit, verstärkt an anderen herausfordernden Aufgaben zu arbeiten.

Professionelles Auftreten in Präsentationen

Möchte man als Unternehmen seine Ideen, Konzepte oder Ergebnisse vorstellen, gehört heute eine aussagekräftige und spannende Präsentation dazu. Um hier zu überzeugen ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie eine Powerpoint-Präsentation professionell und fehlerfrei erstellen. Zu kleine Schrift, zu viel Schrift oder zu deplazierte Grafiken auf einer Folie gehören zu den klassischen Fehlern, die eine Präsentation unprofessionell und langweilig erscheinen lassen und vermieden werden können.

In EDV-Schulungen lernen Mitarbeiter daher Tipps und Tricks zum Erstellen der perfekten Powerpoint-Folien, die die vorgetragenen Inhalte ideal unterstützen. Je professioneller das Erscheinungsbild, desto seriöser wird auch das Unternehmen eingeschätzt.

Arbeitgeber, die Schulungen anbieten, sind attraktiver

Die Schulung der Mitarbeiter ist eine wertvolle Investition, von der nicht nur das Unternehmen profitiert, sondern auch der Angestellte. Weiterbildungsmöglichkeiten im Unternehmen steigern daher die Attraktivität als Arbeitgeber. Diese werden als Form der Wertschätzung wahrgenommen, denn nicht überall wird die Möglichkeit zur Schulung angeboten und als selbstverständlich angesehen.

Ein Angestellter, der Wertschätzung und Anerkennung für seine Arbeit im Unternehmen erfährt, steigert häufig auch seine Leistungsbereitschaft und sein Vertrauen in seinen Arbeitgeber.

Fazit: Gute EDV macht das Leben leichter und ein Unternehmen erfolgreicher

Zur EDV qualifizierte und geschulte Mitarbeiter tragen dazu bei, dass Unternehmensziele erreicht werden und die Arbeitsabläufe effizient und sicher sind. Durch die Weiterbildung können Mitarbeiter besser zum Erfolg des Unternehmens beitragen und Fehler, die durch Unwissenheit im Umgang mit der EDV entstehen, umgehen. Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter zur EDV Schulen, investieren daher direkt in die Zukunft und den Erfolg ihres Unternehmens.